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Seguridad de la Información

Es posible administrar copias múltiples y tener un sistema fabuloso para administrar y verificar la fijeza y utilizar esa información de fijeza para reparar objetos digitales si es necesario y aún así puede perderlo todo total y completamente. Basta con que exista la posibilidad de que una persona ingrese al sistema y borre todas sus copias. Esto podría ser de forma maliciosa (alguien que ha sido despedido ingresa y borra los datos), pero es mucho más común que este tipo de pérdidas ocurran cuando alguien ejecuta una orden errónea accidentalmente y borra más de lo que pretendía. Para controlar estos riesgos es importante detenerse a pensar quién puede hacer qué en términos del borrado de datos o en el acceso físico a los dispositivos en los que se almacenan dichos datos.

Al nivel más básico, puede solucionar esto a través de algo tab simple como mantener una copia de sus datos en un disco duro externo en un cajón cerrado con llave o una caja fuerte. Si todo su contenido es accesible a través de sistemas online, es muy probable que requiera que, como mínimo, no sea fácil que un usuario ejecute una orden que pueda afectar todas sus copias. Vale destacar que las preocupaciones en relación a la seguridad de la información no son sólo válidas para aquellos que trabajan con información sensible. Sé de una biblioteca de gran envergadura que notó que uno de sus archivos digitales máster de un proyecto habían sido redimensionados en su ubicación de almacenamiento permanente para ser utilizados en una presentación de Power Point. Permisos de escritura permisivos son una invitación a la pérdida de datos. Es deseable limitar la posibilidad de que alguien edite copias en el lugar en donde éstas son almacenadas.

Ejemplos Concretos

En el espíritu pragmático y práctico de este libro, quisiera guiarlos a través de algunos ejemplos en los que organizaciones de distintos tamaños y colecciones de variada envergadura enfrentan los principales desafíos en el diseño de sistemas de preservación digital para administrar la preservación a nivel de bits. Comenzaré hablando sbre lo que puede hacer un solo individuo que trabaja en una organización pequeña. Después explicaré cómo alguien puede hacerlo en una organización mediana donde alguien puede dedicar tiempo y energía en la resolución de estos problemas de manera constante. A partir de ahí, me sumergiré en el rango de complejidades que emergen en organizaciones más grandes que administran colecciones considerables y probablemente de carácter heterogéneo. En su conjunto, estos ejemplos ilustran cómo surge el enfoque adecuado para cada organización de acuerdo a sus recursos, necesidades y objetivos. Es importante recalcar que esto puede resultar en enfoques muy diferentes en distintos tipos de organizaciones.

El organizador solitario en una organización pequeña

La mayor parte de las bibliotecas, archivos y museos tienen tanto un personal reducido como recursos muy limitados. Por ejemplo, una biblioteca rural promedio en los Estados Unidos tiene 1.5 empleados.71 Muchas de estas instituciones tienen colecciones digitales de tamaño modesto pero de carácter invaluable. Por lo que he podido recabar a través de mis conversaciones con el personal de estas instituciones, las colecciones usualmente incluyen grabaciones nativas digitales de audio y video de historias orales y eventos, materiales digitalizados tales como fotografías históricas o documentos, como también colecciones de registros institucionales nativos digitales que continúan en crecimiento (actas de reuniones de directorio, registros de auditorías, materiales financieros). A través del trabajo mío y de mis estudiantes en la exploración del estado de estos materiales digitales en organizaciones pequeñas, hemos notado que la mayor parte de este contenido enfrenta riesgos significativos y urgentes en la preservación de bits. Por fortuna, la escala de estos materiales significa que usualmente es muy simple

N.P. 71: Swan, Grimes, and Owens, "The State of Small and Rural Libraries in the United States." p. 7.