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y rápido progresar.

En primer lugar, es necesario hacer un inventario del contenido digital que tiene la organización y establecer un proceso regular y políticas para la realización y actualización de dicho inventario. Esto puede ser tan simple como producir una actualización mensual o trimestral de los materiales existentes. El objetivo es tener un inventario completo de lo que se tiene, al menos saber el número de archivos que hay en cada directorio y sus tamaños de archivo. De esa forma es posible más adelante hacer una revisión rápida de éstos para asegurarse de que están todos presentes. Una vez generado ese inventario, está en posición de crear copias de todo lo que necesita administrar y ponerlo de forma organizada en un solo lugar para poder generar información de fijeza para todos los archivos y posteriormente comenzar a administrar la mantención de copias múltiples.

Es perfectamente posible para una organización pequeña como esta tener todo su contenido guardado en un solo disco duro externo de tipo USB dado el tamaño de la colección. En este caso se puede poner una copia en uno de estos dispositivos, desconectarlo y ponerlo en un lugar seguro en donde no existan muchas variaciones de temperatura. Luego, se puede obtener una cuenta en un servicio como Amazon Glacier o incluso algo más simple como DropBox. Estos servicios realizarán verificaciones regulares del contenido que suba y es probable que también esté almacenado en lugares con distintos tipos de amenazas naturales en relación al lugar en donde se encuentra usted. Para cualquier material que pueda compartir sin restricciones se puede subir una copia a Wikimedia Commons o al Internet Archive; ambos ofrecen hosting gratuito y tienen infraestructuras más bien robustas en relación a la preservación de contenido digital. Estas oinstituciones sin fines de lucro ofrecen alternativas tanto para mantener el acceso al contenido en el largo plazo, como también permitir que el contenido sea usado y descubierto.

Si una organización de este tamaño toma estos pequeños pasos reducirá los riegos de perder contenido digital de forma dramática. He hablado con una variedad de personas que tienen colecciones únicas e increíbles de historias orales que viven en el disco duro del computador personal de una sola persona. Esas colecciones están a un derrame de café de perderse por completo. Habrá muchas más posibilidades de que persistan hacia el futuro si se generan copias y se revisa el contenido de forma regular.

Una Organización Mediana con una Colección Modesta

Mientras más grande sea la organización (es muy probable que) habrá que traer más recursos para abordar los desafíos de la preservación digital. En este grupo es posible encontrar a bibliotecas de universidades pequeñas, bibliotecas públicas medianas o de sistemas de bibliotecas públicas y un rango amplio de museos de distinto tipo. Hay una gran probabilidad de que las organizaciones de este tamaño se encuentren produciendo y recolectando contenido a un nivel que sería mucho más complejo y que requeriría mucho más tiempo que realizar el tipo de copiado de contenido y de revisión número de archivos descrito para organizaciones pequeñas. Junto con eso, mientras más archivos tenga es más probable encontrar una variedad de errores al momento de copiar información. Por esto, es una buena idea establecer un sistema que sea un poco más automatizado y sofisticado.

Esto lleva a considerar un par de líneas primarias de trabajo basadas en cómo sus recursos son assignados y cómo pretende continuar la construcción de su organización hacia el futuro. A esta altura las principales opciones son la adquisición de una herramienta que incluya hosting o contratar a personal para establecer y mantener su propia estructura de almacenamiento. En muchos casos tiene sentido hacer una combinación de ambas. Su decisión en este ámbito debe estar basada tanto en la forma en que está organizada la institución y la trayectoría que estima en relación al crecimiento de sus colecciones. Voy a explicar mi visión en sobre ambos, pero quisiera recalcar que incluso si se trata de una organización pequeña, la preservación digital debe estar incluida como una tarea principal en la descripción de la posición de una persona como un área de actividades en la que deben enfocarse. La preservación es una función principal de una institución de patrimonio cultural y, como tal, es esencial que esté cubierta por recursos y personal. Incluso si tiene 3-5 miembros de staff, alguien en ese equipo debería pasar al