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durabilidad de los medios digitales por lo que debemos hacer múltiples copias. Afortunadamente, como lo dije anteriormente, la creación de copias es relativamente trivial. Sin embargo, una cosa es hacer copias y otra completamente distinta es administrar la replicación sistemática de contenido digital.

Aquí hay una diferencia clave entre la administración de copias para la preservación digital y simplemente mantener respaldos de sus datos. En el caso de un respaldo, todo lo que necesita es una copia completa del sistema que esté usando de forma de poder recuperar los datos en caso de que el sistema se dañe. Cuando configure su sistema y proceso para administrar copias para preservación digital necesita hacer más que esto. Necesita establecer prácticas para definir exactamente qué contenido va a preservar y asegurar que la forma en la que organice el contenido será inteligible para usuarios en el futuro. Este es un asunto al que retornaremos más adelante en el capítulo sobre arreglo y descripción de contenidos. En este punto, es suficiente subrayar que es importante establecer un límite entre el trabajo con archivos que con editados y reorganizados regularmente y el contenido digital que ha transicionado a ser un contenido estático que necesita ser preservado. Esta es una distinción fundamentalmente intelectual. A los distintos sistemas de almacenamiento que establezca no les importa si los archivos son archivos activos o si están siendo archivados. Sin embargo, es importante que haya claridad en esto pues se conecta directamente con los dos puntos siguientes. Va a necesitar administrar información sobre la fijeza de su contenido y su seguridad y ambos son dependientes de las reglas que establezca para la administración de copias.

Entonces, ¿cuántas copias debe mantener y dónde debe mantenerlas? Hasta cierto punto, mientras más copias mejor. Los niveles de preservación digital de la NDSA recomiendan al menos tres y tres se ha convertido en el estándar de facto para muchas organizaciones culturales y del patrimonio. Otros enfoques y sistemas incluyen la mantención de seis o más copias. En vez de prescribir un número mágico, creo que lo mejor es entender exactamente contra qué tipos de amenazas de pérdidas se está protegiendo. Inicialmente, tener al menos dos copias le ayudará a asegurar que no tenga un sólo lugar de riesgo a fallas. Una segunda copia es esencial. Si no tiene una segunda copia de su contenido pero le preocupa asegurar el acceso, deje de leer este libro ahora y vaya a hacer una. En serio. Después de eso, algo importante a considerar es asegurarse de que no está poniendo ambas copias en el mismo lugar. Si tiene cuatro copias en discos duros diferentes en su oficina pero ocurre un incendio en el edificio, perderá las cuatro copias. Entonces, una vez tenga al menos dos copias necesita asegurarse de establecer prácticas para mitigar las distintas amenazas de desastres. Eso puede ser tan simple como mantener una segunda copia en casa, o intercambiar copias con otra organización al otro lado del país, o utilizar un proveedor de almacenamiento como Amazon o DropBox para almacenar una de las copias.

Otra consideración importante en este caso es idealmente no mantener todas estas copias en el mismo tipo de hardware. Por ejemplo, los discos duros tienen expectativas de vida distintas, por lo que si compra varios discos duros hoy para mantener múltiples copias existe la posibilidad de que todos éstos puedan fallar al mismo tiempo. Relacionado a este punto, algunos profesionales del área de la preservación digital recomiendan mantener copias en medios de distinto tipo. Puede tener copias en discos duros (medio magnético) y otras en CDs (medio óptico). Esto le permite proteger el contenido de eventos como los Pulsos Electromagnéticos (EMP) que pueden dañar a medios magnéticos pero no afectar a los medios ópticos. Considerando esto, más y más organizaciones están dejando de utilizar distintos medios sugeridos en parte porque 1) no está claro qué tan significativa es la amenaza, y 2) es cada vez más difícil hacer uso de otro tipos de medios a gran escala.

Tener varias copias es fantástico, pero es finalmente inútil si no tienes un proceso bien articulado para administrar esas copias. Hay plataformas de código abierto como LOCKSS