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Administración de Copias y Formatos

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"Lo perdido no puede recuperarse; pero déjennos salvar los restos: no con bóvedas y candados que los protejan de la vista y uso público, cediéndolos a la pérdida en el tiempo, sino a través de la multiplicación de copias, las que los pondrán a salvo de sufrir un accidente." - Thomas Jefferson (1791)

"Los Archivos son exhaustivos y totalmente seguros, mi jovem Jedi" - Jocasta Nu (3255 LY)

Homero: "¡Hey! Le había puesto el nombre de Lenny a eso."
Bart: "Ellos lo tienen ahora." - Mike Scully (1999)

Una biblioteca rural pequeña administrada por un solo bibliotecario que tiene una colección digital de fotos. Una biblioteca universitaria con 15 empleados tiene una variedad de colecciones digitales que incluyen, entre otras cosas: materiales manuscritos nativos digitales, copias del sitio web de un periódico estudiantil y archivos PDF de tesis de bachiller. Una biblioteca de una universidad grande con 100 empleados con colecciones digitales heterogéneas de tamaño considerable demasiado numerosas para mencionar en este párrafo.

Las diferencias significativas en términos de recursos, tiempo del personal y estructura organizacional en cada uno de estos contextos debería resultar en enfoques substanciales en el trabajo central de la preservación digital: desarrollar un proceso para administrar copias y lidiar con problemas relacionados a la reproducción de los formatos digitales en el largo plazo. Este capítulo explora estos problemas y las realidades en la planificación para la preservación digital en distintos contextos.

Administrar copias y formatos como parte del cuidado de colecciones digitales

Es útil contextualizar el trabajo en este capítulo con prácticas reconocidas en el cuidado de colecciones análogas. Bibliotecas, archivos y museos han desarrollado nociones relacionadas, pero distintivas en el trabajo de preservación análoga. Este trabajo se incluye dentro de una variedad de categorías: conservación, restauración, reubicación, y reformateo para preservación. Con eso en mente, hablando de forma general, el foco en la administración y cuidado de colecciones se ha transformado en la propuesta central para el trabajo de nivel básico en instituciones culturales y patrimoniales de distinto tipo.67

El el marco del cuidado de colecciones, el objetivo es en primero y ante todo establecer condiciones generales seguras para el almacenamiento y administración de materiales de colecciones de forma de cumplir de la mejor forma con los requerimientos de los distintos tipos de objetos que preservamos o queremos preservar. Para objetos físicos, esto se enfoca mayormente en condiciones ambientales que retarden el deterioro de los materials: asegurarse que las colecciones estén almacenadas en un espacio seco, a la temperatura adecuada, con un sistema adecuado de circulación de aire, en donde haya pocas probabilidades de ser dañados por una inundación, en un espacio con un sistema diseñado apropiadamente para el control de incendios, etc. Este capítulo es sobre la traducción de esta idea general del cuidado de colecciones al contexto de la preservación digital. En el contexto de la preservación digital, el cuidado de colecciones de traduce en dos áreas principales de actividad. Primero, en el establecimiento de sistemas y

N.P. 67: Bearman, Archival Methods. Ch. 2.