The Theory and Craft of Digital Preservation

han estado estableciendo prácticas y estrategias para garantizar el acceso a la información digital en el largo plazo. Es a partir de ese trabajo que este libro proporciona una base teórica para la preservación digital y un acercamiento bien fundamentado a sus prácticas y oficio.

Como guía e introducción, este texto es una síntesis de las extensas lecturas, investigaciones, escritos y charlas dedicadas al tema de la preservación digital. Se basa en mi trabajo en la Biblioteca del Congreso y, antes de eso, en proyectos de humanidades digitales llevados a cabo en el Roy Rosenzweig Center for History and New Media de la Universidad George Mason. La primera sección del libro sintetiza el trabajo sobre la historia de la preservación en una variedad de áreas (archivos, manuscritos, audio, etc.) y establece un diálogo entre la historia y los trabajos más novedosos sobre medios, estudios de plataformas y arqueología de los medios. Los capítulos posteriores se construyen a partir de este marco teórico como base para un proceso iterativo para la práctica de la preservación digital.

Este libro sirve como una introducción básica a los problemas y prácticas de la preservación digital y como un marco teórico para abordar deliberada e intencionalmente la preservación digital como un campo con múltiples linajes. La audiencia prevista son profesionales de bibliotecas, archivos y museos actuales y emergentes, así como académicos e investigadores que interactúen con estos campos. Espero que también tenga una utilidad más amplia para cualquier persona interesada en comenzar a practicar el oficio de la preservación digital en cualquier otro campo. Si bien los problemas son complejos, he hecho todo lo posible para que el libro pueda ser útil para alguien que trabaja en una institución grande y también para un trabajador solitario de una pequeña comunidad histórica o de archivo.

Si bien el libro tiene una inclinación práctica, no es un libro de instrucciones, pues se volvería obsoleto rápidamente. El libro no es un conjunto de instrucciones paso a paso, está pensado más como un punto de referencia para desarrollar y perfeccionar el propio oficio de un profesional de la preservación digital. Es bueno recordar que lo opuesto a lo práctico no es lo teórico, es lo impráctico.1 Profundizaré en una variedad de estudios académicos en teoría de medios, así como en teoría de archivos y biblioteconomía, lo que es un esfuerzo por anclar el oficio de la preservación digital en el entendimiento de las tradiciones de la preservación y la propia naturaleza de los medios y objetos digitales.

Con eso en mente, usaré la siguiente parte de la introducción para explicar un conjunto de principios que he desarrollado a lo largo de mi tiempo trabajando en este campo que considero ayudarán a aclarar algunas de las suposiciones problemáticas que surgen en el trabajo de la preservación digital. Se trata de puntos a los que volveré una y otra vez a lo largo del libro y que ahora expongo como puntos de partida referenciales.

Dieciséis axiomas rectores de la preservación digital

Como punto de partida, he condensado una guía de dieciséis axiomas. Estoy consciente de que esto puede sonor un poco pretencioso pero es la palabra correcta para lo que son. Creo que estos axiomas son puntos que deberían servir como base para el trabajo de la preservación digital. También son una forma útil de resolver algunas cuestiones iniciales para definir exactamente qué es la preservación digital y qué no. Algunos son suposiciones no declaradas que apoyan las perspectivas ortodoxas de la preservación digital; otros no concuerdan con esa ortodoxia. Estos axiomas son elementos que en adelante pueden tomarse como suposiciones mientras se lee el libro. Muchos de estos también son puntos que defenderé y demostraré a lo largo del libro.

_____ 1 Cook, “‘The Imperative of Challenging Absolutes’ in Graduate Archival Education Programs.”

1. Un repositorio no es un software. Un software no puede preservar nada. Un software no puede ser un repositorio en sí mismo. Un repositorio es la suma de recursos financieros, equipo de cómputo (hardware), tiempo del personal y la implementación continua de políticas y planificación para garantizar el acceso al contenido en el largo plazo. Cualquier sistema de software que se utilice para preservar y proporcionar acceso al contenido digital es necesariamente temporal. Es importante que se pueda sacar el contenido de ahí, ya que lo más probable es que no dure para siempre. Del mismo modo, no existen softwares que "hagan" la preservación digital.

2. Las instituciones hacen posible la preservación. Cada uno de nosotros morirá. Sin cuidado y mantenimiento, las cosas que nos importaron persistirán durante un período de tiempo relacionado con la durabilidad de sus medios. Dicho esto, las principales facilitadoras de la preservación a largo plazo son nuestras instituciones (bibliotecas, archivos, museos, familias, organizaciones religiosas, gobiernos, etc.). Como tal, la posibilidad de la preservación se habilita a través del diseño y la función de esas instituciones. Sus organigramas, prácticas de contratación, financiamiento, credibilidad, etc. son todas partes clave de la maquinaria cultural que hace posible la preservación.

3. Las herramientas pueden estorbar tanto como ayudar. Existe la misma probabilidad de que las herramientas especializadas y el software para la preservación digital entorpezcan la resolución de los problemas a que ayuden a resolverlos. En muchos casos es más sencillo comenzar con poco e implementar herramientas y prácticas simples y discretas para realizar un seguimiento de la información digital utilizando nada más que el sistema de archivos en el que se trabaja. Es mejor comenzar de manera simple y luego introducir herramientas que ayuden a mejorar el proceso, que simplemente comprar algún sistema complejo sin haber organizados primero los procesos en casa.

4. Nada ha sido preservado, solo hay cosas que se están preservando. La preservación es el resultado del esfuerzo continuo de las personas y la disponibilidad de recursos. El trabajo nunca está terminado. Esto es cierto para todas las formas de conservación; es solo que los plazos para las acciones de preservación digital son significativamente más cortos de lo que tienden a ser con la conservación de otras cosas como libros o pinturas al óleo. Hay que evitar hablar sobre lo que se ha sido preservado; solo existe lo que se está preservando. Esto tiene ramificaciones significativas sobre cómo pensamos sobre el trabajo del personal y los recursos para la preservación. La preservación es un trabajo continuo. No es algo que pueda considerarse como un costo único.

5. La acumulación no es preservación. Es muy fácil comenzar a recopilar muchos objetos digitales y hacer copias de ellos. Esto no es preservación. Para realmente preservar algo, debe ser encontrable y accesible, lo que requerirá que se tenga un enfoque claro y coherente para el desarrollo de la colección, organización, descripción, método y estrategia para proporcionar acceso.

6. La copia de seguridad de datos no es preservación digital. Si al hablar sobre la preservación digital alguien dice "oh, no hay que preocuparse por eso, se respalda todo por las noches", hay que estar preparado para explicar cómo y por qué el respaldo no cuenta como preservación digital. Este libro puede ayudar a desarrollar esa explicación. Muchos de los aspectos que intervienen en la copia de seguridad de los datos para el uso actual son similares a los aspectos del trabajo de la preservación digital, pero las preocupaciones para poder restaurar los datos a corto plazo son significativamente diferentes a las involucradas en garantizar el acceso al contenido en el futuro a largo plazo.

7. Los límites de los objetos digitales son borrosos. Los objetos individuales hacen referencia, incorporan y usan aspectos de otros objetos como parte de su función cotidiana. Se puede creer que se tiene una copia de una pieza de software al mantener una copia de su instalador, pero ese instalador bien puede llamar a un servicio web para comenzar a descargar archivos, en cuyo caso no se puede instalar y ejecutar ese programa a menos que se tengan los archivos de los que depende. Es posible que se necesite un conjunto de fuentes, un códec de video en particular, o cualquier otro número de cosas para poder usar algo en el futuro y es difícil distinguir claramente lo que se encuentra dentro del objeto y lo que es externo a él.

8. La colección digital de una persona es el objeto digital de otra que es el conjunto de datos de otra. En algunos casos, el contenido de un disco duro se puede administrar como un sólo elemento, en otros se trata de una colección de elementos. En el mundo analógico, los límites de los objetos son un poco más directos o al menos se dan por sentado. Los límites borrosos de los objetos digitales significan que los conceptos de "elemento" y "colección" son menos claros. Por ejemplo, un sitio web puede ser un elemento en un archivo web, pero también puede ser funcionalmente una publicación en serie que cambia con el tiempo. Una colección de páginas web es en sí misma una colección de archivos.

9. La preservación digital se trata de hacer el mejor uso de los recursos para mitigar las amenazas y riesgos más apremiantes de la preservación . Nunca se termina con la preservación digital. No es algo que se pueda lograr o terminar. La preservación digital es un proceso continuo en el que se deben comprender los riesgos que pueden llevar a perder contenido o a perder la capacidad para reproducir e interactuar con él y utilizar los recursos que se tengan para mitigar esos riesgos.

10. La respuesta a casi cualquier pregunta sobre la preservación digital es "depende". Los detalles importan en casi todos los casos. La decisión de lo que es lo que importa de un objeto o un conjunto de objetos depende en gran medida de cuál pueda ser su uso futuro. Así, la estrategia de preservación para una colección masiva y en constante crecimiento de videos de alta resolución necesariamente será diferente a la que tomaría una organización para garantizar el acceso a largo plazo a una colección de textos digitalizados.

11. Ya pasó la hora de comenzar a tomar medidas. Se puede leer y reflexionar sobre modelos de datos complicados, esquemas para el seguimiento y registro de acciones para la preservación y una variedad de temas complejos e interesantes durante años, pero no ayudará a "mover las cajas del piso". Hay cosas prácticas y funcionales que todos pueden y deben hacer ahora mismo para mitigar muchos de los riesgos de pérdida más apremiantes. He resaltado los puntos relacionados con la frase "mover las cajas del piso" en la segunda mitad del libro. Así que es necesario asegurarse de dar prioridad a estas cosas en lugar de profundizar en otras de las áreas de trabajo más abiertas de la preservación y la investigación digitales.

12. Las definiciones demasiado técnicas de la preservación digital son cómplices de silenciar el pasado. Gran parte del lenguaje y las especificaciones de la preservación digital se han convertido en complejos conjuntos de requisitos que ofuscan muchas de las cosas prácticas que cualquier persona y organización pueden hacer para aumentar la probabilidad del acceso al contenido en el futuro. Como tal, un marco altamente técnico de la preservación digital ha resultado en que muchas instituciones más pequeñas y con menos recursos consideren que simplemente no pueden hacer preservación digital o que necesitan contratar consultores para que les expliquen los complejos estándares de metadatos de la preservación cuando en realidad lo primero que deben hacer es una copia de sus archivos.

13. Las posibilidades de los medios digitales apuntan a que la preservación digital esté involucrada en el desarrollo de las colecciones digitales. Los medios digitales brindan oportunidades significativas y novedosas para involucrar a las comunidades en el desarrollo de las colecciones digitales. Cuando los encargados de la preservación digital dan por sentado que su trabajo es solo preservar lo que se les da, no contribuyen a que dentro de una organización se puedan replantear lo que es posible recolectar. Las políticas de la preservación digital deben estar cada vez más conectads e involucradas de manera directa con la política del desarrollo de colecciones. Es decir, las posibilidades de lo que se puede preservar fácilmente deben señalar las decisiones sobre lo que una organización quiere recolectar y preservar.

14. La aceptación y acogida de la astilla del archivista. Nunca se ha guardado todo. Nunca se han guardado la mayoría de las cosas. Cuando se parte del entendimiento de que la mayoría de las cosas son temporales y es probable que se pierdan en la historia, se puede cambiar y enfocar la energía para asegurar y procurar los recursos necesarios para proteger las cosas que más importan. A la par se debe reconocer que se requieren diferentes niveles de esfuerzo para asegurar el futuro de diferentes tipos de material.

15. La escala y las estructuras inherentes de la información digital sugieren trabajar más con una pala que con una pinza. Si bien se debe aceptar el hecho de que no se puede recolectar y preservar todo, también es un hecho que, en muchos casos, el tiempo y los recursos necesarios para tomar decisiones sobre cosas individuales podrían utilizarse mejor en otros lugares. Frecuentemente es mejor enfocar la toma de decisiones de preservación digital a escala. Esto es particularmente cierto en los casos en que se trata de contenido que no es grande. De manera similar, en muchos casos tiene sentido normalizar el contenido o procesar cualquier número de tipos de archivos derivados y conservar los originales. En todos estos casos, la computabilidad de la información digital y las realidades de los archivos digitales que contienen cantidades significativas de metadatos contextuales significa que podemos ejecutar estas acciones por lotes y no de una en una.

16. El oficio de la preservación digital requiere pensar como un futurista. No se conocen las herramientas y los sistemas que las personas tendrán y usarán en el futuro para acceder al contenido digital. Entonces, si se quiere garantizar el acceso a la información digital a largo plazo se debe, al menos en cierto nivel, pensar y estar al tanto de las tendencias en el desarrollo de las tecnologías digitales. Esta es una consideración clave para la mitigación de riesgos. Los riesgos y amenazas de preservación se basan en los componentes tecnológicos actuales y del mañana, por lo que debemos mirar hacia el futuro de una manera en la que no se necesitaba hacer con los medios y formatos anteriores.

La preservación digital es personas: notas sobre voz y estilo

Con esos dieciseis puntos fuera del camino, puedo aclarar algunos puntos sobre estilo y lenguaje para cerrar esta introducción. Dado que no se preserva nada, solo existen cosas que algunas personas en alguna institución están preservando, un concepto básico de mi enfoque es poner énfasis en las personas que están haciendo el trabajo en mis descripciones. Gran parte del libro consiste en describir objetos individuales o colecciones que las personas en un contexto institucional se han comprometido a preservar. Creo que es inapropiado descontextualizar el trabajo de preservación digital de esos espacios. Como resultado, a lo largo del texto he intentado mantener a esas personas y su trabajo como elementos para impulsar la narrativa. Reconociendo que gran parte del trabajo de la preservación digital hasta la fecha se ha situado como un campo altamente técnico en al que se han dedicado la mayoría de las instituciones culturales de élite ha derivado en

que muchas de estas historias son sobre una clase privilegiada, computesta principalmente por hombres blancos, que preservan el trabajo y legado de otros hombre blancos y privilegiados.

Dada la apremiante necesidad de que nuestra historia y nuestras colecciones representen genuinamente la diversidad de nuestro mundo, he tratado conscientemente de ir contra corriente para llamar la atención sobre el trabajo que contrarresta este patrón. Espero que al hacerlo, el campo pueda avanzar hacia enfoques más equitativos para recopilar, preservar y proporcionar acceso al pasado. Dicho esto, las historias de objetos y organizaciones no son tan diversas como me gustaría que fueran. Como mínimo, al reconocer esto por adelantado, quiero subrayar que los problemas que existen para hacer que nuestras instituciones reflejen la diversidad de las comunidades a las que sirven son muy reales y que, a pesar de los mejores esfuerzos, continuarán manifestándose, hasta cierto punto, en los ejemplos que describo.

Este énfasis en las personas, en las relaciones entre las personas que son documentadas en las colecciones y las personas que hacen el trabajo para preservar y proporcionar acceso a la información digital también se refleja en el lenguaje que uso para relacionarme con el lector. He intentado modelar este texto en los seminarios de posgrado de preservación digital que enseño. Entonces, cuando uso "usted" para referirme a usted, el lector, es importante aclarar qué suposiciones estoy haciendo sobre usted. Supongo, por ejemplo, que quiere aprender sobre la preservación digital, lo que espero sea correcto dado que está leyendo este libro. En ese sentido, también supongo que tiene interés en participar en lo que llamo el oficio de la preservación digital. No estoy asumiendo que sea usted bibliotecario, archivero o curador o que sea un estudiante que aspira a convertirse en uno. En primer lugar, me imagino que el libro será útil para las personas que trabajan o quieren trabajar en instituciones culturales. Sin embargo, he intentado hacer que el libro sea útil para un público más amplio.

Espero que este libro sea de utilidad para los activistas que desean iniciar prácticas para garantizar el acceso a largo plazo a sus registros; para los académicos que se toman en serio el tratar de asegurarse de que su trabajo tenga una vida más allá de ellos; para aquellos que trabajan en grandes o pequeñas organizaciones sin fines de lucro u organizaciones gubernamentales; y para quien tenga un interés particular en la historia de su familia o comunidad. Entonces, aunque espero que este libro sea de utilidad para las personas en los roles formales como custodios de la cultura y la historia, también aspiro a que este tema bastante complejo sea accesible para la mayoría de las personas. Hasta cierto punto, mi esperanza es que este replanteamiento de la preservación digital a un público más amplio pueda ofrecer algunas oportunidades potenciales para cambiar algunos de los problemas que he identificado con respecto al papel histórico de las clases privilegiadas como guardianes de la preservación.

A lo largo del libro también doy por hecho un nivel mínimo de rapport entre usted y yo cuando hablo de nosotros como "nosotros", ya que al estar leyendo este libro, usted ha expresado al menos un poco de preocupación y deseo de garantizar el acceso a la información a largo plazo. Como tal, usted se ha convertido en parte de una larga tradición mundial de conservadores de la memoria que forma parte de todas las culturas y sociedades humanas. Por lo tanto, "nosotros" pretende ser un término inclusivo que se refiere a cualquier persona que, de acuerdo con los valores de los bibliotecarios y archivistas, se comprometa a trabajar hacia un acceso prudente, socialmente responsable y perdurable a registros legibles de comunidades, culturas y sociedades.